第７章　受付での応対

　　この課ではあなたが會(huì)社を訪(fǎng)問(wèn)した時(shí)を想定して、受付で交わされる會(huì)話(huà)を中心に取り上げました。なお、受付嬢の応対の仕方は、ほとんどマニュアルどおりなので、そのまま覚えて使った方がいいでしょう。

　　１、　面會(huì)を申し込む

　　（１）　アポイントがある場(chǎng)合

　　受付　：いらっしゃいませ。どちら様でしょうか。

　　李：○○社の李と申します。営業(yè)二課の佐藤さんと三時(shí)にお約束しているのですが。

　　受付　：○○社の李様でございますね。お待ち申し上げておりました。

　　（２）　アポイントがない場(chǎng)合

　　受付　：いらっしゃいませ。どちら様でしょうか。

　　李：お忙しいところを恐れ入ります。私、○○社の李と申します。お約束はないのですが、営業(yè)二課の佐藤さんがおいででしたら、お目にかかりたいのですが。

　　受付　：どのようなご用件でしょうか。

　　李：あのう、先日ご相談した件で、至急ご連絡(luò)したいことがございまして。

　　受付　：かしこまりました。お取り次ぎいたしますので、少々お待ちいただけますか。

　　李：はい、よろしくお願(yuàn)いいたします。

　　常套表現(xiàn)と解説

　　・　いらっしゃいませ、どちら様でしょうか

　　○○社の△△様でございますね。お待ち申し上げておりました。

　　・　お忙しいところを恐れ入ります

　　突然お伺いして、誠(chéng)に恐縮なのですが

　　・　○○課の△△さんがおいででしたら、お目にかかりたいのですが

　　○○の件で、至急お目にかかりたいのですが

　　・　どのようなご用件でしょうか

　　お取り次ぎいたしますので、少々お待ちいただけますか

　　どうぞ、こちらでお待ちください

　　　この會(huì)話(huà)例は會(huì)社を訪(fǎng)問(wèn)したときに受付で交わされる會(huì)話(huà)の定型と言ってもいいものです。受付の応対で會(huì)社のイメージが決まりますから、アポイントのないお客に対しても、まず「いらっしゃいませ」と愛(ài)想良く歓迎し、続いて名前、用件の順に尋ねるようにしましょう。

　　　一方、アポイントなしで訪(fǎng)問(wèn)したときは、・のように「お忙しいところを恐れ入ります」とか「突然お伺いして、誠(chéng)に恐縮なのですが」などと非禮を詫びてから、用件を切り出すようにしましょう。しかし、緊急の場(chǎng)合でもない限り、アポイントなしで面會(huì)を申し込むことはビジネスの世界では避けなければないことです。

　　２、　來(lái)客を待たせる

　　（１）　待合室で待たせる

　　受付　：佐藤はまもなくまいりますので、どうぞ、あちらにおかけになっておまちください。

　　李：ありがとうございます。

　　（２）　応接室で待たせる

　　受付　：それでは、応接室にご案內(nèi)いたします。どうぞ、こちらへ。

　　李：ありがとうございます。

　　・・・（応接室のドアを開(kāi)けて）・・・

　　受付　：佐藤はただ今まいりますので、どうぞこちらにおかけになってお待ちください。

　　・・・（係の女子社員がお茶を持ってくる）・・・

　　社員　：あのう、粗茶ですが、どうぞ。

　　李：どうぞ、おかまいなく。

　　常套表現(xiàn)と解説

　　・　どうぞ、こちらでお待ちください。

　　どうぞ、あちらにおかけになってお待ちください。

　　申し訳ございませんが、あちらで少々お待ちいただけますか

　　・　それでは（応接室／社長(zhǎng)室…）にご案內(nèi)いたします

　　△△はただ今まいりますので、少々お待ちください

　　係の者がすぐまいりますので、こちらで少々お待ちくださいませ

　　・　粗茶ですが、どうぞ

　　・　どうぞ、おかまいなく

　　お?dú)萸菠い蠠o(wú)用に願(yuàn)います

　　　・の「どうぞこちらでお待ちください」は來(lái)客に椅子などを勧めながら言う言い方ですが、下の二つの言い方は受付から見(jiàn)える待合室で待ってもらうときの言い方です。　ただし、重要な來(lái)客については、次のように応接室に案內(nèi)して待ってもらうことが多くなるでしょう。それが・ですが、通常はその後で係の女子社員がお茶などを持って來(lái)ることが多いので、そのときの「どうぞ、おかまいなく」「どうもありがとうございます」など、丁寧にお禮を言いましょう。

　　３、　擔(dān)當(dāng)が出られない時(shí)

　　（１）　擔(dān)當(dāng)者が不在

　　受付　：ただ今連絡(luò)を取りましたが、あいにく佐藤は外出しております。いかがいたしましょうか。

　　李：そうですか。あのう、何時(shí)ごろお戻りになられるでしょうか。

　　受付　：晝過(guò)ぎには戻ってくるとのことでしたが、はっきりしたことは申せません。もし、伝言でよろしければ、おうかがいいたしておきますが。

　　李：では、○○社の李が來(lái)たとお伝えいただけないでしょうか。

　　受付　：かしこまりました。お名刺をちょうだいできますか。

　　（２）　代理を呼ぶ

　　受付　：あいにく佐藤は席を外しております。代わりの者でよろしければ、同じ課の者をお呼びいたしますが。

　　李：そうですか。では、申し訳ございませんが、そうしていただけないでしょうか。

　　受付　：かしこまりました。早速連絡(luò)を取りますので、今しばらくお待ちください。

　　　・・・（代理の者が來(lái)る）・・・

　　白石　：どうもお待たせいたしました。同じ課の白石と申します。もし、私でわかることでしたら、承りますが。

　　李：ありがとうございます。実は○○の件で・・・。

　　（３）　先客がいたとき

　　受付　：あいにく佐藤は先客がございまして、今少々時(shí)間がかかるとのことですが、いかがいたしましょうか。

　　李：そうですか。では、それまで待たせていただいてもよろしいでしょうか。

　　受付　：はい、けっこうです。その旨、佐藤に伝えておきますので、どうぞこちらでお待ちください。ただ今、お茶を持ってまいります。

　　李：あっ、お?dú)萸菠い蠠o(wú)用に願(yuàn)います。

　　常套表現(xiàn)と解説<br>

　　・　あいにく△△は外出しておりますが、いかがいたしましょうか

　　あいにく△△は會(huì)議中でございますが、いかがいたしましょうか

　　あいにく△△は席を外しておりますが、いかがいたしましょうか

　　あいにく△△は先客がございまして、今少々時(shí)間がかかりますが

　　・　もし伝言でよろしければ、おうかがいしますが

　　私でわかることであれば、承りますが

　　代わりの者でよろしければ、同じ課の別の者をお呼びいたしますが

　　・　お名刺をちょうだいできますか

　　お名刺をいただけますでしょうか

　　・　それまで待たせていただいてもよろしいでしょうか

　　お?dú)萸菠い蠠o(wú)用に願(yuàn)います

　　　これはアポイントのない來(lái)客があったときに生じがちなことですが、擔(dān)當(dāng)者が不在か何かの用事で接客に出られないときの応対です。・は事情を述べて、「いかがいたしましょうか」とお客の判斷を待つ言い方で、一番丁寧な応対になります。

　　　・は本人の代わりに伝言を受けたり、代理の者を呼ぶときの言い方です。なお、アポイントのない來(lái)客には擔(dān)當(dāng)者への連絡(luò)に名刺が必要になりますから、・のように言って、忘れず名刺をもらっておきましょう。

　　４、面會(huì)を斷るとき

　　（１）　外出を理由に斷る

　　受付　：あいにく佐藤は外出しておりまして。

　　李：いつ頃お戻りになられるでしょうか。

　　受付　：申し訳ございませんが、こちらではよくわかりません。後日、日を改めてお越しいただくわけにはいかないでしょうか。

　　李：そうですか。では、近日中にまたおうかがいいたします。

　　（２）　忙しいことを理由に斷る

　　受付　：ただ今、社內(nèi)が取り込んでおりまして、誠(chéng)に申し訳ございませんが、佐藤も手が離せない狀態(tài)でございます。

　　李：そうですか。

　　受付　：せっかくおいでくださったのに、申し訳ございません。

　　李：では、佐藤さんにはよろしくお伝えください。では、失禮します。

　　（３）　規(guī)則を理由に斷る

　　受付　：誠(chéng)に申し訳ございませんが、當(dāng)社ではお約束のない方のお取り次ぎはできないことになっております。

　　李：そうですか。

　　受付　：申し訳ございません。

　　常套表現(xiàn)と解説

　　・　後日、日を改めてお越しいただくわけにはいかないでしょうか

　　誠(chéng)に申し訳ございませんが、ただ今、社內(nèi)が取り込んでおりまして

　　・　誠(chéng)に申し訳ございませんが、當(dāng)社ではお約束のない方のお取り次ぎはできないことになっております

　　・　せっかくおいでくださったのに、申し訳ございません

　　　これらはアポイントのない來(lái)客からの面會(huì)の申し出を斷るときによく使われる表現(xiàn)です。・の「後日、日を改めてお越しいただくわけにはいかないでしょうか」は婉曲な斷りの表現(xiàn)ですが、「社內(nèi)が取り込んでおりまして」も、忙しいことを理由に「會(huì)いたくない」ということを婉曲に伝えている場(chǎng)合もあります。

　　　・はアポイントのない面會(huì)は受け付けないと規(guī)則を理由に斷る例ですが、これは門(mén)前払いの時(shí)にも使われる表現(xiàn)で、有無(wú)を言わせぬ斷りになります。しかし、どのような場(chǎng)合であっても、・の「せっかくおいでくださったのに、申し訳ございません」の一言を付け加えるようにしましょう。これで印象がずいぶんやわらぎます。