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商務日語:與上司溝通技巧

  相談1(26歳?サービス業)

  ■商談1(26歲·服務業)

  私の上司は常に忙しい方なので、報告や相談のタイミングがつかめません。上司に邪険に扱われないタイミングをつかむコツってありますか?(26歳?サービス業)

  我的上司經常十分繁忙,總是抓不到向他報告、與他商談的時機。有沒有什么竅門能讓我抓準時機而不被上司冷淡打發掉?(26歲·服務業)

  ■回答

  ■解答

  常に忙しい相手のメリットと一致する、報告や相談をしてみてはいかがでしょうか。「今、お話を聞いていただければ後で30分ほど時間を省略できます。5分だけ、お時間よろしいでしょうか」などと切り出せば、忙しい相手は30分もの時間が省略できるメリットが得られます。このワードが抜けてしまうと、自分の要望のみを伝えることになってしまい、斷られる可能性があります。

  嘗試著與經常忙碌的對方保持利益一致,然后去匯報、商談如何?假如直截了當地說“現在如果您能聽我說一下的話,之后就能節省30分鐘。就5分鐘,可以抽出時間來嗎?”那么繁忙的對方可以獲取節省30分鐘的好處。少了這個詞,僅僅是表達自己的需求,就很有可能被拒絕的。

  時間の短縮は、忙しい相手から見るとメリット=好きなこと。相手の好きなことをコトバに取り入れることは、私が提唱している「ノー」を「イエス」に変える7つの切り口中、最も王道の技術です。

  縮短時間,對忙人來說就是好處=喜聞樂見。將對方喜歡的詞匯放入交談中,這是我提倡的將“NO”變為“YES”的七個方法里最王道的技術。

  トラブルに発展しそうな案件にかんしても、相手の好きなことを相談內容に含めて話をしましょう。「先に○○さんにお伝えしておきますが」「こういう問題が出て來そうなので、事前にお話ししておきます」などと伝えてみてください。

  就算是容易產生糾紛的事件,也在交談中加入對方喜歡的內容吧。請試著表達“首先要向xx先生說的的是”、“這樣的問題很容易發生,事先把話說清楚吧”。

  自分よりビジネススキルが高いであろう上司は、怒ることよりも事前に報告してもらえたことで、狀況のリカバリーが効く時間の猶予(上司のメリット&好きなこと)があることのほうに注力し、頭の中を“トラブル解決モード”に切り替えてくれるはずです。これが、言いにくい物事ほど早く言ったほうがいい、という理由でもあります。

  比自己商務技能高的上司,在他生氣之前將事情匯報清楚,全力爭取能夠恢復狀況的延緩時間(上司的利益&喜好),而自己的腦海中應該更換為“解決糾紛模式”。這也是難開口的事情早說才好的理由之一。

  ■相談2(32歳?會社員)

  ■商談2(32歲·公司職員)

  參加したくない飲み會の上手な斷り方を教えてください。

  請教教我如何漂亮地回絕不想參加的酒會。

  ■回答

  ■解答

  こちらは「赤裸裸法」を使えば、斷られた相手はイヤな気分にならず、今後の関係にもヒビが入りません。この方法は、コトバに感情をのせて熱をこめて、表現するのです。

  這里如果使用了“赤裸裸法”,那么被拒絕的對方不會不高興,更不會在今后的關系里存有芥蒂。此法即在語言中加入感情、充滿熱情地去表現。

  飲み會を斷る時に活用するのであれば、一例が「今日、ファスティングの日なんで食べちゃダメなんです。でも、行きたかったー!」となります。「行きたかったです」よりも「行きたかったー!」のほうが本音を赤裸裸に言っているように伝わります。參加できなくて殘念な気持ちが表現されていますから、二度と誘われない、という事態も防ぐことができます。

  活用于拒絕酒會的方法,舉例來說,“今天是節食日,不能吃。但是,很想去啊——!”比起說“行きたかったです”,說成“行きたかったー!”更能表現說出心聲的感覺。由于不能參加酒會表現出遺憾的心情,這也能防止對方不再邀請你的事態發生。

  斷る理由は、地方から友人が來た、親戚が待っている等、何でもかまいません。自分が言いやすい理由をあらかじめ考えておくのも、1つの手でしょう。

  拒絕的理由可以說老家有朋友來、有親戚在等等,什么都可以。事先想好自己比較容易說的理由也是一種方法。

  ■相談3(34歳)

  ■商談3(34歲)

  相手から今後、誘われたくない時のソフトな斷り方が知りたいです。

  我想知道讓對方今后都不再邀請我的婉拒方法。

  ■回答

  ■解答

  今後も円滑な関係を続けたい相手、例えば直屬の上司であれば、「みんなで行きましょう」「実は彼氏がいるので……」などが定番だと思います。コレに「でも、誘ってもらえてうれしかったです」と付け加えると、相手の顔が立てられるうえに、気持ちもくみ取ることができます。

  今后也要維持圓滑的人際關系的對方,例如面對直屬的上司,“大家一起去吧”、“其實我有男朋友了……”等是常用套話。在此后加上“但是你能邀請我讓我很高興”一句,既能讓對方不失面子,又能減少他的不快情緒。

  その場限りで今後、関係が継続しない相手からの誘いを斷る時は、デジタル音のように感情を込めない聲で、「興味がないので」と言い切ってかまいません。

  如果僅限于一時,今后不再有關系的對方,那么拒絕邀請的時候就最好不要放感情,機械一點,直接說“沒什么興趣”也沒關系。

  電話勧誘などを斷る時の、あの聲です。優しく対応すると、また誘われてしまいます。感情を込めずに冷たく言えば、相手が再度誘う二度手間の省略にもつながりますから、これも、相手の頭の中を想像する一環です。

  就是拒絕電話勸誘時的聲音。如果溫柔對待,那么對方肯定會再次邀請的。如果沒有感情地冷淡回應,那就省去了在對方再度邀約時第二次要花的工夫,這也是想象對方腦海中的想法的一個環節。

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